Zasady i Regulacje Dotyczące Rezerwacji Wycieczek Astronomicznych

Obsługiwany przez Astronomy Tours S.COOP

1. Zakres stosowania

Niniejszy Regulamin ma zastosowanie do wszystkich rezerwacji wydarzeń organizowanych przez Astronomy Tours S.COOP w dowolnej lokalizacji (w tym m.in. w Hiszpanii, Polsce i innych krajach, w których kooperatywa prowadzi działalność), a także do zakupów dokonywanych za pośrednictwem sklepu internetowego Astronomy Tours Shop.
Dokonując rezerwacji lub zakupu, klient akceptuje niniejsze warunki.

2. Typy wydarzeń

Wydarzenia regularne

Rodzinna Noc Astronomiczna

Obejmuje: obserwacje astronomiczne z przewodnikiem, korzystanie z teleskopów, ognisko, kolację i napoje.
Specjalne wymagania dietetyczne mogą być uwzględnione po wcześniejszym zgłoszeniu.
Opcjonalny nocleg w jurcie lub domku glampingowym, ze śniadaniem.
Zameldowanie dla gości nocujących: wyłącznie na początku wydarzenia.
Wymeldowanie: między 10:00 a 11:00 następnego dnia.
Maksymalna pojemność: do 70 uczestników.
Języki: angielski, hiszpański, polski.
Godziny rozpoczęcia i zakończenia podawane są w opisie wydarzenia.
Spóźnienia mogą skutkować odmową wstępu bez zwrotu.

Noc Astronomiczna tylko dla Dorosłych

Te same usługi co w wersji rodzinnej, wydarzenie wyłącznie dla osób pełnoletnich.
Te same zasady noclegu.
Maksymalna pojemność: do 70 uczestników.
Języki: angielski, hiszpański, polski.
Spóźnienia mogą skutkować odmową wstępu.

Wydarzenia specjalne

Noce tematyczne (świąteczne) – np. Wielkanoc, Boże Narodzenie

Mniejszy nacisk na astronomię, dodatkowe aktywności tematyczne.
Pojemność zależy od wydarzenia.
Te same zasady noclegu.
Spóźnienia mogą skutkować odmową wstępu.

Wydarzenia promocyjne – np. Impreza Pełni Księżyca, Dzień Dziecka

Większa pojemność (do 100 osób).
Ograniczony program astronomiczny (1–2 obiekty).
Jedzenie i napoje dostępne osobno, nie wliczone w cenę biletu.
Te same zasady noclegu.
Spóźnienia mogą skutkować odmową wstępu.

Okazje astronomiczne – np. Perseidy

Pełny program obserwacji astronomicznych.
Te same zasady noclegu.
Maksymalna pojemność: 70 osób.
Spóźnienia mogą skutkować odmową wstępu.

Warsztaty

Jedno- lub kilkudniowe programy tematyczne.
Jeśli zapewnione są posiłki, wymagania dietetyczne mogą być uwzględnione po wcześniejszym zgłoszeniu.
Te same zasady noclegu.
Pojemność zależy od rodzaju warsztatu.
Spóźnienia mogą skutkować odmową wstępu.

Wydarzenia prywatne

Indywidualnie dopasowane programy astronomiczne.
Te same zasady noclegu.
Dodatkowe warunki rezerwacji wydarzeń prywatnych określone są w sekcji 5.

3. Proces rezerwacji

Rezerwacji należy dokonywać głównie poprzez stronę www.astronomy.tours.
Alternatywnie: e-mail, Messenger lub platformy partnerskie (Viator, GetYourGuide).
Rezerwacja jest potwierdzona dopiero po otrzymaniu płatności.

4. Płatności i zasady anulacji

Płatności

Wszystkie płatności realizowane są bezpiecznie przez Stripe (karta kredytowa lub debetowa).

Anulacje przez klienta

Wydarzenia regularne
- Zwrot pełnej kwoty (minus opłata operacyjna) przy anulacji minimum 7 dni przed wydarzeniem.
- Zwrot 50% (minus opłata operacyjna) przy anulacji między 48 h a 7 dni przed wydarzeniem.
- Brak zwrotu przy anulacji poniżej 48 h.
Noclegi
- Zwrot pełnej kwoty (minus opłata operacyjna) przy anulacji minimum 7 dni przed wydarzeniem.
- Brak zwrotu przy anulacji poniżej 7 dni.
Wydarzenia specjalne
- Nie podlegają zwrotowi w żadnych okolicznościach, chyba że wskazano inaczej w ofercie.
Wydarzenia współfinansowane lub zewnętrzne (np. rejsy, zaćmienia)
- Nie podlegają zwrotowi w żadnych okolicznościach, chyba że wskazano inaczej w ofercie.

Uwagi

Wszystkie anulacje muszą być zgłoszone pisemnie (e-mail lub Messenger).
Opłata operacyjna nie podlega zwrotowi.
Zwroty realizowane są wyłącznie na pierwotną metodę płatności.

Anulacje przez organizatora

W przypadku anulacji wydarzenia przez Astronomy Tours S.COOP (np. z powodu niewystarczającej liczby uczestników, bezpieczeństwa lub siły wyższej — pogoda, awaria techniczna), klientowi zostanie zaproponowany zwrot lub zmiana terminu.
W takich sytuacjach kooperatywa ma prawo potrącić niezwrotną opłatę administracyjną i operacyjną w wysokości do 40% wartości rezerwacji, pokrywającą koszty transakcji, organizacji i reklamy już poniesione.
Zasada ta dotyczy w szczególności wydarzeń o dużej skali lub zewnętrznych (np. rejsy zaćmieniowe na katamaranach), w których występują nieodwracalne koszty stron trzecich.
Kwota potrącenia zostanie zawsze określona w opisie wydarzenia lub potwierdzeniu rezerwacji.

5. Warunki rezerwacji wydarzeń prywatnych

Rezerwacja i zaliczka
- Rezerwacja prywatna jest potwierdzona wyłącznie po otrzymaniu bezzwrotnej zaliczki (kwota wskazana na fakturze).
- Do czasu wpłaty zaliczki termin pozostaje otwarty dla innych grup.
Płatność końcowa
- Pozostała kwota musi zostać opłacona w całości w terminie określonym na fakturze.
- Brak płatności w terminie może skutkować anulowaniem rezerwacji bez zwrotu zaliczki.
Minimalna opłata za grupę
- Wydarzenia prywatne organizowane są wyłącznie dla zamkniętej grupy.
- Obowiązuje minimalna opłata niezależnie od liczby uczestników:
  - Małe grupy (do 25 osób): rozliczane indywidualnie wg standardowej stawki.
  - Średnie i duże grupy (26+): naliczane jest minimum 30 osób płacących.
- Organizatorzy mogą być zwolnieni z opłat, jeśli ustalono to pisemnie przy rezerwacji.
Zmiany w liczbie uczestników
- Zmiany do ±10% można wprowadzić do 48 godzin przed wydarzeniem, jeśli nie obniżają poniżej ustalonej opłaty minimalnej.
- Redukcje powyżej 10% po potwierdzeniu rezerwacji nie zmieniają kwoty faktury.
- Zwiększenie liczby uczestników możliwe w miarę dostępności i naliczane według stawki za osobę.
Anulacje
- Zaliczki nie podlegają zwrotowi.
- Anulacje na mniej niż 30 dni przed wydarzeniem skutkują naliczeniem 100% ustalonej kwoty minimalnej.
Zmiana terminu
- Możliwa wyłącznie za zgodą kooperatywy i w zależności od dostępności.
- Mogą obowiązywać dodatkowe koszty.
Siła wyższa
- W przypadku okoliczności niezależnych od kooperatywy (np. ekstremalna pogoda, awaria techniczna), zostanie zaproponowany termin zastępczy lub program alternatywny.

6. Uczestnictwo i bezpieczeństwo

Minimalna liczba uczestników zależy od rodzaju wydarzenia.
Maksymalna liczba uczestników określona jest w opisie wydarzenia.
Piątki przeznaczone są wyłącznie dla dorosłych (18+). Soboty to wieczory rodzinne. Od niedzieli do czwartku — wydarzenia prywatne.
Dzieci muszą pozostawać pod opieką dorosłych. Nie zapewniamy animacji ani opieki. Zachowania zakłócające przebieg wydarzenia (zarówno dzieci, jak i dorosłych) mogą skutkować wyproszeniem bez zwrotu.
Specjalne menu dostępne bez dopłaty, wyłącznie po wcześniejszym zgłoszeniu.
Obiekt nie posiada toalety dostosowanej do wózków inwalidzkich.
Uczestnicy muszą przestrzegać poleceń obsługi.
Używanie teleskopów i sprzętu tylko pod nadzorem personelu.
Zakaz używania białych świateł i lamp błyskowych podczas obserwacji.
Poruszanie się w słabym oświetleniu — zalecane latarki czerwone.
Szanuj przestrzeń — Finca Astronómica to chronione środowisko naturalne.
Osoby pod wpływem alkoholu mogą zostać poproszone o opuszczenie terenu bez zwrotu.
Zakaz narkotyków i broni.
Spóźnienia mogą skutkować odmową wstępu.

7. Jedzenie, napoje i imprezy

Wnoszenie jedzenia i napojów z zewnątrz jest zabronione.
Na miejscu dostępne są posiłki i napoje oraz bar.
Wydarzenia otwarte nie są przeznaczone do prywatnych celebracji.
Nie zezwala się na organizowanie urodzin, wieczorów kawalerskich/panieńskich ani innych form świętowania grupowego.
Zakaz wnoszenia tortów, prezentów, balonów, konfetti, dekoracji oraz głośnych zabaw.
Grupy chcące świętować (urodziny, jubileusze, imprezy firmowe) powinny rezerwować wydarzenie prywatne.
Nawet w wydarzeniach prywatnych zabronione są elementy imprezowe (balony, dekoracje, światła dyskotekowe, głośna muzyka), które naruszają charakter miejsca i atmosferę obserwacji nieba.

8. Polityka czasowa

Nie przyjeżdżać wcześniej — teren pozostaje zamknięty do rozpoczęcia wydarzenia.
Godzina rozpoczęcia podana w opisie (zmienia się w ciągu roku).
W razie spóźnienia należy wysłać wiadomość; wejście może nie być możliwe.

9. Zwierzęta na terenie

Finca Astronómica to gospodarstwo z zwierzętami hodowlanymi w ogrodzonych przestrzeniach oraz zwierzętami swobodnie poruszającymi się, w tym drobiem i kotami.
Nie wolno ich karmić, gonić ani dotykać bez zgody personelu.
Rodzice odpowiadają za zachowanie dzieci wobec zwierząt.
Wszystkie zwierzęta są częścią ekosystemu i pozostają pod nadzorem kooperatywy.
Kooperatywa nie ponosi odpowiedzialności za incydenty wynikające z nieprzestrzegania zasad.
Szkodzenie lub niepokojenie zwierząt może skutkować usunięciem z terenu i odpowiedzialnością za szkody.

10. Psy rezydujące

Na terenie znajdują się owczarki niemieckie, które swobodnie poruszają się po posesji.
Psy są szkolone i stanowią część zespołu, wspomagając działania astronomiczne (m.in. pomoc przy oprowadzaniu i bezpieczeństwie nocnym).
Od gości oczekuje się spokojnego, pewnego zachowania. Nie należy ich wołać, karmić ani wydawać komend.
Psy są przyzwyczajone do obecności gości, ale chronią teren, zwierzęta i personel.
Kooperatywa ponosi pełną odpowiedzialność za swoje zwierzęta.
Wchodząc na teren, goście akceptują obecność psów pracujących jako element środowiska.
Kooperatywa nie odpowiada za incydenty wynikające z niewłaściwego zachowania gości.

11. Polityka pogodowa

Wydarzenia odbywają się niezależnie od zachmurzenia.
W przypadku ekstremalnych warunków pogodowych wydarzenie może zostać odwołane, przeniesione lub zwrócone.
W razie braku możliwości obserwacji oferowane są alternatywne programy (np. astrofotografia).

12. Zwroty i reklamacje

Zwroty regulują sekcje 4 i 5.
Reklamacje i opinie rozpatrywane są niezwłocznie.

13. Usługi dodatkowe

Bar z napojami i przekąskami.
Posiłki można dokupić, jeśli nie są wliczone w wydarzenie.
Noclegi wymagają wcześniejszej rezerwacji.
Zameldowanie tylko na początku wydarzenia; wymeldowanie 10:00–11:00.
Sklep Astronomy Tours dostępny online i na miejscu.

14. Komunikacja i informacje specjalne

Podczas rezerwacji dostępne jest pole „Uwagi” służące do przekazania informacji o szczególnych potrzebach uczestników (np. dieta, ograniczenia ruchowe, nadwrażliwość sensoryczna, uczestnicy w spektrum autyzmu itp.).
Informacje te nie są widoczne w czasie rzeczywistym w momencie dokonania rezerwacji. System udostępnia je dopiero przy generowaniu listy uczestników — około 24 godziny przed rozpoczęciem wydarzenia, gdy rezerwacje zostają ostatecznie zamknięte.
W związku z tym, jeśli uczestnik ma wymagania, które wymagają wcześniejszego kontaktu lub potwierdzenia dostępności (np. alergie pokarmowe, specjalna dieta, potrzeba pomocy w poruszaniu się, wsparcie dla uczestnika neuroatypowego, specjalne okoliczności itp.), należy skontaktować się z organizatorem bezpośrednio — e-mailem lub przez wiadomość — przed lub bezpośrednio po dokonaniu rezerwacji.
Brak wcześniejszej komunikacji w takich przypadkach może uniemożliwić spełnienie szczególnych wymagań, co nie stanowi podstawy do zwrotu lub reklamacji.

15. Astronomy Tours Shop

Produkty

Teleskopy, lornetki, mikroskopy, książki, gadżety, biżuteria, odzież.

Zamówienia i dostawy

Zamówienia przez stronę internetową.
Produkty dostępne od ręki wysyłane są po płatności.
Niektóre (zwłaszcza optyczne) wymagają 2–3 tygodni (import bezpośredni).

Płatności i zwroty

Płatności przez Stripe.
Zwroty tylko przy uszkodzeniu w transporcie (produkt nienaruszony).
Koszty zwrotu ponosi klient.
Brak zwrotów w przypadku zmiany zdania.

Korzyści

Darmowe szkolenie z teleskopu przy zakupie.
Pomoc online.

Bezpieczeństwo

Strona zabezpieczona (HTTPS).
Dane osobowe nie są przekazywane stronom trzecim.

16. Podstawa prawna

Wszystkie usługi i sprzedaż realizowane są przez:
Astronomy Tours S.COOP
CIF: F22605646
Adres: Casas del Puente 3, 30397 Cartagena, Hiszpania
E-mail: contact@astronomy.tours
Kooperatywa zarejestrowana w Hiszpanii, działająca międzynarodowo.
Obowiązuje prawo hiszpańskie i przepisy Unii Europejskiej.
Właściwe sądy: hiszpańskie.