Regulamin – Astronomy Tours & Astronomy Shop
Operatorem jest Astronomy Tours S.COOP
1. Zakres zastosowania
Niniejszy Regulamin ma zastosowanie do wszystkich rezerwacji wydarzeń organizowanych przez Astronomy Tours S.COOP w dowolnej lokalizacji (w tym, między innymi, w Hiszpanii oraz innych krajach, w których działa Kooperatywa), jak również do wszystkich zakupów dokonanych za pośrednictwem sklepu Astronomy Tours Shop.
Dokonując rezerwacji lub zakupu, klient akceptuje niniejsze warunki.
2. Rodzaje wydarzeń
Wydarzenia regularne
Family Astronomy Night (Rodzinna Noc Astronomiczna)
- Obejmuje prowadzone obserwacje astronomiczne, korzystanie z teleskopów, ognisko, kolację i napoje.
- Specjalne wymagania dietetyczne mogą być uwzględnione po wcześniejszym zgłoszeniu.
- Opcjonalny nocleg w glamping pod lub jurcie ze śniadaniem.
- Zameldowanie (check-in) dla gości nocujących: wyłącznie na początku wydarzenia.
- Wymeldowanie (check-out) dla gości nocujących: między 10:00 a 11:00 dnia następnego.
- Pojemność: do 70 uczestników.
- Języki: angielski, hiszpański, polski.
- Godziny rozpoczęcia i zakończenia podane są w opisie wydarzenia.
- Spóźnienie może skutkować odmową wstępu bez zwrotu kosztów.
Adults-Only Astronomy Night (Noc Astronomiczna dla Dorosłych)
- Te same usługi co podczas Family Night, z zastrzeżeniem, że wydarzenie przeznaczone jest wyłącznie dla dorosłych.
- Te same warunki dotyczące noclegu jak wyżej.
- Pojemność: do 70 uczestników.
- Języki: angielski, hiszpański, polski.
- Godziny rozpoczęcia i zakończenia podane są w opisie wydarzenia.
- Spóźnienie może skutkować odmową wstępu.
Wydarzenia specjalne
Noce tematyczne (np. Wielkanoc, Boże Narodzenie)
- Mniejszy nacisk na część astronomiczną, więcej aktywności tematycznych.
- Pojemność zależy od konkretnego wydarzenia.
- Te same zasady dotyczące noclegu jak wyżej.
- Godziny rozpoczęcia i zakończenia podane są w opisie wydarzenia.
- Spóźnienie może skutkować odmową wstępu.
Wydarzenia promocyjne (np. Full Moon Party, Dzień Dziecka)
- Wyższa pojemność (do 100 uczestników).
- Ograniczony program astronomiczny (1–2 obiekty).
- Jedzenie i napoje dostępne osobno, nie są wliczone w cenę biletu.
- Te same zasady dotyczące noclegu jak wyżej.
- Godziny rozpoczęcia i zakończenia podane są w opisie wydarzenia.
- Spóźnienie może skutkować odmową wstępu.
Specjalne okazje astronomiczne (np. roje meteorów)
- Pełny program astronomiczny.
- Te same zasady dotyczące noclegu jak wyżej.
- Pojemność: do 70 uczestników.
- Godziny rozpoczęcia i zakończenia podane są w opisie wydarzenia.
- Spóźnienie może skutkować odmową wstępu.
Warsztaty
- Jednodniowe lub kilkudniowe programy poświęcone tematyce astronomicznej.
- Jeżeli w ramach wydarzenia zapewnione są posiłki, wymagania dietetyczne mogą zostać uwzględnione po wcześniejszym zgłoszeniu.
- Te same zasady dotyczące noclegu jak wyżej.
- Pojemność zależy od konkretnego warsztatu.
- Godziny rozpoczęcia i zakończenia podane są w opisie wydarzenia.
- Spóźnienie może skutkować odmową wstępu.
Wydarzenia prywatne
- W pełni spersonalizowane programy związane z astronomią.
- Te same zasady dotyczące noclegu jak wyżej.
- Godziny rozpoczęcia i zakończenia podane są w opisie wydarzenia.
- Spóźnienie może skutkować odmową wstępu.
- Dodatkowe warunki dotyczące wydarzeń prywatnych określone są w punkcie 5.
3. Proces rezerwacji
- Rezerwacje dokonywane są przede wszystkim za pośrednictwem strony www.astronomy.tours.
- Alternatywnie, możliwy jest kontakt mailowy, przez Messenger lub za pośrednictwem platform partnerskich (Viator, GetYourGuide).
- Rezerwacja jest potwierdzona wyłącznie po otrzymaniu płatności.
Korzystanie z voucherów
Vouchery otwarte (open-date) wystawione przez Astronomy Tours S.COOP są ważne przez 6 miesięcy i mogą zostać wykorzystane do rezerwacji dowolnego kwalifikującego się wydarzenia w tym okresie.
4. Płatności i anulacje
Płatności
- Wszystkie płatności są przetwarzane w bezpieczny sposób za pomocą systemu Stripe (karta kredytowa/debetowa).
Anulacje przez klienta
Wydarzenia regularne (Astronomy Experience)
- Pełny zwrot (pomniejszony o opłatę operacyjną) w przypadku anulacji co najmniej 7 dni przed wydarzeniem.
- 50% zwrotu (pomniejszonego o opłatę operacyjną) w przypadku anulacji między 48 godzinami a 7 dniami przed wydarzeniem.
- Brak zwrotu w przypadku anulacji mniej niż 48 godzin przed wydarzeniem.
Noclegi
- Pełny zwrot (pomniejszony o opłatę operacyjną) w przypadku anulacji co najmniej 7 dni przed przyjazdem.
- Brak zwrotu w przypadku anulacji mniej niż 7 dni przed przyjazdem.
Wydarzenia specjalne (np. roje meteorów, zaćmienia Słońca)
- Bezzwrotne w każdych okolicznościach.
Wydarzenia finansowane przez podmioty trzecie
- Bezzwrotne w każdych okolicznościach.
Uwagi
- Wszystkie anulacje muszą być zgłoszone w formie pisemnej (email lub Messenger).
- Opłaty operacyjne nie podlegają zwrotowi.
- Zwroty są dokonywane wyłącznie na pierwotną metodę płatności.
- Ceny zawierają VAT, o ile ma zastosowanie.
- Zwroty zawsze realizowane są na pierwotną metodę płatności.
- W przypadku wydarzeń na dużą skalę lub w lokalizacjach zewnętrznych (np. rejsy zaćmieniowe) obowiązuje zachowanie kosztów operacyjnych (już uwzględnione w polityce).
Ważność voucherów
Jeżeli rezerwacja zostanie zamieniona na voucher (np. w związku ze zmianą terminu, anulacją z powodu pogody lub na wniosek klienta), wystawiony voucher jest ważny przez 6 miesięcy od pierwotnej daty wydarzenia, chyba że zaznaczono inaczej.
Vouchery są bezzwrotne i muszą zostać wykorzystane w okresie ich ważności. Przeterminowane vouchery nie mogą być reaktywowane ani wymienione.
Anulacje przez organizatora
Jeżeli wydarzenie zostanie odwołane przez Astronomy Tours S.COOP (np. z powodu niewystarczającej liczby uczestników, względów bezpieczeństwa lub siły wyższej, takiej jak ekstremalne warunki pogodowe lub poważne problemy techniczne), klientom zostanie zaproponowany wybór między zmianą terminu a zwrotem środków.
W takich przypadkach bezzwrotna opłata administracyjna i operacyjna w wysokości do 40% całkowitej ceny rezerwacji może zostać zatrzymana w celu pokrycia kosztów transakcyjnych, organizacyjnych i reklamowych, które już zostały poniesione.
Dotyczy to w szczególności wydarzeń na dużą skalę lub realizowanych w lokalizacjach zewnętrznych, takich jak rejsy zaćmieniowe, gdzie zobowiązania wobec podmiotów trzecich i uzyskane pozwolenia generują koszty niemożliwe do odzyskania.
Kwota zatrzymana będzie zawsze określona w opisie wydarzenia lub potwierdzeniu rezerwacji.
5. Warunki rezerwacji wydarzeń prywatnych
Poniższe dodatkowe warunki obowiązują przy wszystkich rezerwacjach grupowych wydarzeń prywatnych:
Rezerwacja i zadatek
- Rezerwacja wydarzenia prywatnego jest potwierdzona wyłącznie po otrzymaniu bezzwrotnego zadatku (kwota jest wskazana na fakturze).
- Do momentu otrzymania zadatku terminy pozostają dostępne dla innych grup.
Płatność końcowa
- Pozostała kwota musi zostać opłacona w całości w terminie wskazanym na fakturze.
- W przypadku braku płatności w terminie rezerwacja może zostać anulowana bez zwrotu zadatku.
Minimalna opłata grupowa
- Wydarzenia prywatne organizowane są wyłącznie dla danej grupy.
- Obowiązuje minimalna opłata grupowa, niezależnie od faktycznej liczby uczestników:
- Małe grupy (do 25 osób): rozliczane indywidualnie według standardowej stawki.
- Średnie i duże grupy (26+): naliczana jest minimalna opłata odpowiadająca 30 uczestnikom, nawet jeśli przybędzie mniej osób.
- Organizatorzy mogą zostać zwolnieni z opłaty, jeśli zostanie to uzgodnione na piśmie w momencie rezerwacji.
Zmiany liczby uczestników
- Niewielkie zmiany (do ±10%) mogą zostać zaakceptowane do 48 godzin przed wydarzeniem, pod warunkiem, że nie powodują zejścia poniżej uzgodnionej minimalnej opłaty.
- Redukcje przekraczające 10% po potwierdzeniu rezerwacji nie zmniejszają łącznej kwoty faktury.
- Zwiększenie liczby uczestników będzie uwzględnione, o ile to możliwe, i rozliczone według uzgodnionej stawki za osobę.
Anulacje
- Zadatek jest bezzwrotny.
- Anulacje dokonane na mniej niż 30 dni przed wydarzeniem są obciążone 100% uzgodnionej minimalnej opłaty.
Zmiana terminu
- Zmiana terminu jest możliwa wyłącznie według uznania Kooperatywy i zależy od dostępności.
- Mogą obowiązywać dodatkowe koszty.
Siła wyższa
- W przypadku okoliczności niezależnych od Kooperatywy (np. ekstremalne warunki pogodowe, awaria techniczna), podejmowane są działania w celu zmiany terminu lub zapewnienia programu alternatywnego.
6. Uczestnictwo i bezpieczeństwo
- Minimalna liczba uczestników zależy od rodzaju wydarzenia.
- Maksymalna liczba uczestników podana jest w opisie wydarzenia.
- Piątki są przeznaczone wyłącznie dla dorosłych (18+). Soboty to wydarzenia rodzinne. Od niedzieli do czwartku dostępne są wyłącznie rezerwacje prywatne.
- Dzieci muszą pozostawać pod stałą opieką dorosłych. Nie zapewniamy opieki ani animacji. Zachowania zakłócające przebieg wydarzenia (zarówno dzieci, jak i dorosłych) mogą skutkować wyproszeniem bez zwrotu kosztów.
- Specjalne menu dostępne jest bez dodatkowych opłat — wyłącznie po wcześniejszym zgłoszeniu.
- Obiekt nie posiada toalety dostosowanej do wózków inwalidzkich.
- Uczestnicy muszą zawsze stosować się do poleceń obsługi.
- Teleskopy i sprzęt mogą być używane wyłącznie pod nadzorem personelu.
- Zakazane jest używanie białych świateł i lamp błyskowych podczas obserwacji.
- Ruch odbywa się w słabym oświetleniu — zalecane są latarki czerwone.
- Pracownicy są astronomami/edukatorami, a nie animatorami czy opiekunami (dotyczy również dorosłych).
- Finca uczestniczy w europejskich programach szkoleniowych młodzieży — mogą być obecni niepełnoletni lub stażyści, pracujący pod nadzorem kadry.
- Zespół nie angażuje się w dyskusje polityczne ani ideologiczne.
- Szanuj przestrzeń — Finca Astronómica to chronione środowisko naturalne.
- Osoby w stanie wyraźnego upojenia alkoholowego mogą zostać poproszone o opuszczenie miejsca bez zwrotu kosztów.
- Obowiązuje całkowity zakaz posiadania lub używania narkotyków i broni.
- Spóźnienie może skutkować odmową wstępu bez zwrotu kosztów.
- Równolegle mogą odbywać się różne grupy; każda grupa podąża za przypisanym przewodnikiem.
- Goście niszczący mienie/wyposażenie mogą zostać obciążeni kosztami naprawy na miejscu (płatność kartą lub gotówką).
7. Jedzenie, napoje i imprezy
- Wnoszenie jedzenia i napojów z zewnątrz jest zabronione. Na miejscu dostępne są posiłki, napoje i bar.
- Wydarzenia otwarte (regularne, piątkowe dla dorosłych, sobotnie rodzinne, wydarzenia specjalne) nie są przeznaczone na prywatne świętowanie. Urodziny, wieczory kawalerskie/panieńskie oraz inne formy grupowego świętowania nie są dozwolone.
- Surowo zabrania się wnoszenia tortów, prezentów, balonów, konfetti, dekoracji oraz prowadzenia głośnych lub zakłócających zabaw.
- Grupy chcące świętować (urodziny, jubileusze, spotkania firmowe) muszą zarezerwować wydarzenie prywatne. Zapewnia to komfort wszystkim uczestnikom i płynność programu.
- Zasada ta dotyczy wszystkich wydarzeń, także prywatnych: nawet w ramach rezerwacji na wyłączność niedozwolone są dekoracje imprezowe (balony, konfetti, dekoracje, światła dyskotekowe itp.), ponieważ zaburzają charakter miejsca i atmosferę obserwacji nieba.
8. Polityka czasowa
- Zabrania się przyjazdu przed czasem — Finca Astronómica pozostaje zamknięta do oficjalnego rozpoczęcia wydarzenia.
- Godzina rozpoczęcia podana jest w opisie wydarzenia (zmienia się w ciągu roku).
- Zabrania się spóźniania. W przypadku opóźnienia należy wysłać wiadomość — wejście może okazać się niemożliwe.
- Osoby spóźnione muszą zaczekać przy bramie i wysłać wiadomość z przewidywanym czasem przyjazdu.
- Zabrania się samodzielnego wchodzenia na teren obiektu.
9. Zasady korzystania z teleskopów
- Wszystkie teleskopy obsługiwane są wyłącznie przez personel.
- Goście nie mogą dotykać, przestawiać ani regulować teleskopów lub montażów.
- Zasada: „Oglądaj oczami, nie rękami.”
- Zakazane jest używanie białego światła, ekranów lub wykonywanie zdjęć w strefie teleskopów.
- Zabrania się jedzenia, picia, biegania oraz wprowadzania psów w pobliże teleskopów.
- Dzieci mogą przebywać w strefie teleskopów wyłącznie pod ścisłym nadzorem dorosłych.
- Goście muszą szanować sprzęt naukowy.
10. Zwierzęta na terenie obiektu
- Finca Astronómica jest czynnym gospodarstwem z zwierzętami w zagrodach oraz z wolno chodzącymi zwierzętami, w tym drobiem i kotami.
- Zabrania się karmienia, gonienia lub dotykania zwierząt bez pozwolenia personelu.
- Rodzice odpowiadają za to, aby dzieci szanowały zwierzęta i ogrodzenia.
- Wszystkie zwierzęta są częścią ekosystemu finca i podlegają nadzorowi Kooperatywy.
- Kooperatywa nie ponosi odpowiedzialności za incydenty wynikające z ignorowania znaków lub poleceń personelu.
- Wszelkie umyślne szkody lub krzywda wyrządzona zwierzętom mogą skutkować usunięciem z terenu oraz odpowiedzialnością za szkody.
11. Psy rezydujące
- Na terenie finca mieszkają wyszkolone owczarki niemieckie, swobodnie poruszające się po obiekcie.
- Psy są częścią zespołu pracującego i pomagają przy aktywnościach nocnych, w tym przy bezpieczeństwie terenu.
- Goście muszą zachowywać się spokojnie i pewnie. Zabrania się wołania, karmienia, wydawania komend lub przeszkadzania psom.
- Psy są przyzwyczajone do gości, ale pozostają ochronne wobec terenu, zwierząt i personelu.
- Kooperatywa ponosi pełną odpowiedzialność za swoje zwierzęta.
- Wchodząc na teren obiektu, goście akceptują obecność psów pracujących.
- Kooperatywa nie ponosi odpowiedzialności za incydenty wynikające z niewłaściwego zachowania gościa lub ignorowania zasad.
12. Polityka pogodowa
- Wydarzenia odbywają się niezależnie od zachmurzenia.
- Ekstremalne warunki pogodowe mogą skutkować anulacją, zmianą terminu lub zwrotem.
- W przypadku braku możliwości prowadzenia obserwacji teleskopowych z powodu zachmurzenia oferowany jest program alternatywny (astronomia/astrofotografia).
13. Zwroty i reklamacje
- Zwroty regulowane są zgodnie z punktami 4 i 5.
- Reklamacje i opinie są obsługiwane niezwłocznie.
14. Usługi dodatkowe
- Bar na miejscu z dodatkowymi napojami i jedzeniem.
- Posiłki można zakupić oddzielnie, jeśli nie są wliczone w wydarzenie.
- Noclegi należy rezerwować z wyprzedzeniem.
- Check-in dla noclegów — na początku wydarzenia; check-out między 10:00–11:00.
- Sklep Astronomy Tours Shop działa online oraz na miejscu.
- Brak pryszniców w jednostkach glampingowych; dostępne umywalki wewnętrzne i zewnętrzne.
- Brak ręczników, kosmetyków i akcesoriów.
- Zewnętrzne urządzenia elektryczne są zabronione (poza ładowaniem telefonu).
- Cisza nocna obowiązuje po zakończeniu programu astronomicznego.
- Koty i psy finca nie mogą być wprowadzane do jednostek noclegowych.
15. Polityka dotycząca psów odwiedzających (Visiting Dogs)
Psy są mile widziane pod następującymi warunkami:
- Akceptujemy wyłącznie psy — ich obecność musi być zgłoszona w notatce przy rezerwacji.
- Psy muszą być cały czas na smyczy.
- Po przyjeździe właściciele muszą czekać przy bramie, aby personel mógł najpierw wprowadzić psy rezydentów.
- Na terenie finca żyją zwierzęta wolno chodzące (koty, drób) oraz dwa psy rezydentów (jeden dorosły pracujący, jeden szczeniak w treningu).
- Zachowania agresywne lub zakłócające mogą skutkować zakończeniem wizyty bez zwrotu kosztów.
- Suki w cieczce nie są dopuszczone.
- Psy muszą załatwiać potrzeby poza głównym ogrodzeniem — właściciele muszą sprzątać po swoich psach.
- Ze względów higienicznych i bezpieczeństwa psy muszą trzymać się z daleka od stołów z jedzeniem i strefy bufetu.
- Psy nie mogą przebywać w strefie teleskopów.
- Psy nie mogą być na kanapach, łóżkach ani meblach.
- Na nocleg należy zabrać własny koc dla psa.
- Psy mogą przebywać w jednostkach noclegowych tylko wtedy, gdy właściciel jest obecny — nie wolno zostawiać ich samych.
16. Komunikacja i wymagania specjalne
- Podczas rezerwacji dostępne jest pole „Uwagi”, w którym można wpisać specjalne potrzeby (dieta, ograniczenia ruchowe, nadwrażliwość sensoryczna, uczestnicy neuroatypowi itp.).
- Informacje te nie są widoczne w czasie rzeczywistym — personel otrzymuje je dopiero ok. 24 godziny przed wydarzeniem, po zamknięciu rezerwacji.
- W przypadku potrzeb wymagających wcześniejszego przygotowania (poważne alergie, specjalna dieta, wsparcie sensoryczne, szczególne okoliczności), gość musi skontaktować się z Kooperatywą mailowo lub wiadomością przed lub od razu po rezerwacji.
- Brak wcześniejszej komunikacji może uniemożliwić nam dostosowanie usług i nie stanowi podstawy do zwrotu ani reklamacji.
- Wszelkie prośby specjalne (niespodzianki, własne teleskopy, niestandardowe ustawienia) muszą zostać zatwierdzone pisemnie.
- Komunikacja wyłącznie pisemna — wiadomości głosowe nie są akceptowane.
17. Astronomy Tours Shop
Produkty
- Teleskopy, lornetki, mikroskopy, książki, gadżety, biżuteria, odzież.
Zamówienia i dostawa
- Zamówienia przez stronę internetową.
- Produkty dostępne od ręki wysyłane są po otrzymaniu płatności.
- Niektóre produkty (zwłaszcza optyka) mogą wymagać 2–3 tygodni (import bezpośredni).
Płatności i zwroty
- Płatności przez Stripe.
- Zwroty wyłącznie w przypadku uszkodzenia podczas transportu (produkt musi być nieotwierany i nieużywany).
- Koszt zwrotu pokrywa klient.
- Brak zwrotów w przypadku zmiany decyzji z powodu kosztów importu.
Korzyści dla klienta
- Darmowe szkolenie teleskopowe w Finca Astronómica przy zakupie teleskopu.
- Dostępna pomoc online.
Bezpieczeństwo
- Bezpieczna strona HTTPS i bezpieczny system płatności.
- Dane osobowe nie są udostępniane stronom trzecim.
Inne postanowienia
- Sklep działa wyłącznie online; brak stałych godzin otwarcia.
- Ceny i dostępność mogą ulec zmianie.
18. Ramy prawne
Wszystkie usługi i sprzedaż realizowane są przez:
Astronomy Tours S.COOP
CIF: F22605646
Adres: Casas del Puente 3, 30397 Cartagena, Hiszpania
Email: contact@astronomy.tours
Kooperatywa jest zarejestrowana w Hiszpanii i działa międzynarodowo.
Obowiązujące prawo: prawo hiszpańskie oraz odpowiednie regulacje Unii Europejskiej.
Właściwa jurysdykcja: sądy hiszpańskie.
